Het formulier bestaat uit verschillende onderdelen die u tussendoor kunt opslaan:

• Controle op aanvraag. U krijgt een aantal vragen om te controleren of u aan de voorwaarden van de subsidie kunt voldoen.

• Gegevens over de aanvraag. U vult in hoeveel subsidie u nodig hebt voor de periode 2025-2026.

• Informatie over de organisatie. U vult hier alle gegevens in van uw organisatie. Zoals uw missie, visie, doel, hoeveel personeel en de jaarrekening 2023 met cijfers 2022.

• Meerjarenbeleidsplan. Hier meldt u of u in uw meerjarenbeleidsplan in bent gegaan op de eisen voor de drie codes (Governance Code Cultuur, Code Diversiteit en Inclusie en de Fair Practice Code). Bij dit onderdeel uploadt u uw meerjarenbeleidsplan 2025-2026.

• Meerjarenbegroting en dekkingsplan. Bij dit onderdeel uploadt u naast de meerjarenbegroting en dekkingsplan ook de toelichting op de meerjarenbegroting en het dekkingsplan.

U beschrijft wat uw organisatie van plan is in de periode 2025-2026. Hiervoor schrijft u een artistiek-inhoudelijk plan, met een meerjarenvisie en uw doelstellingen. In het plan legt u uw activiteiten en werkwijze uit. En u vermeldt voor het jaar 2025 welke activiteiten u precies wilt gaan uitvoeren. Ook vermeldt u welke organisaties en makers daarbij betrokken zijn.

In uw plan staan in ieder geval de volgende onderwerpen. U kunt ook andere onderwerpen toevoegen die voor u van belang zijn.

Missie, visie en ambities

• Beschrijf de missie, visie en hoofddoelstelling van uw organisatie.

• Beschrijf uw ambities voor de periode 2025-2026. Hoe passen deze bij de activiteiten die uw organisatie in de afgelopen drie jaar uitvoerde? Denk bijvoorbeeld aan: wat wilde u in die periode bereiken? Wat zijn de eerder gehaalde resultaten, zowel artistiek, organisatorisch als financieel? Welke doelstellingen of activiteiten zijn (nog) niet gehaald en waarom? Wat ging goed en wat kan beter?

Governance Code Cultuur

• Heeft uw organisatie een onafhankelijk bestuur of raad van toezicht?

• U geeft een overzicht van de organisatiestructuur.

• U geeft een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van het bestuur, de directie en van medewerkers.

• Wat is binnen uw organisatie het beleid voor een veilige werkomgeving?

Code Diversiteit en inclusie

• U geeft realistische doelstellingen voor de eigen organisatie die passen bij de Code Diversiteit & Inclusie.

Fair Practice Code

• U legt uit hoe u de hoogte van salarissen en tarieven bepaalt.

Duurzaamheid

We verwachten dat culturele instellingen duurzame keuzes maken en hier een voorbeeld in zijn voor anderen. Geef aan hoe uw organisatie hierover denkt en wat u doet aan duurzaamheid. Welke ambities hebt u voor medewerkers, bezoekers en makers op het gebied van duurzaamheid? De ambities zijn concreet en meetbaar. Denk aan:

• Keuzes op het gebied van vervoer (verminderen van het aantal autoritten en vliegreizen).

• Inkoop (biologische koffie, schoonmaakmiddelen, bedrijfskleding).

• Catering (vegetarisch en plantaardig).

• Energiegebruik (besparen, hernieuwbaar).

• Afval (geen wegwerpplastic, wel zero waste).

Het Ministerie van OCW wil weten wat uw wensen zijn om de culturele sector duurzamer te maken. Wilt u de vragenlijst invullen? Uw antwoorden hebben géén gevolgen voor uw aanvraag. De resultaten worden alleen gebruikt om beter beleid te maken.

Vul de vragenlijst in

Activiteiten en werkwijze

Beschrijf uw voornemens voor het eerste jaar (2025) zo duidelijk mogelijk. Is 2025 hiervoor niet handig? Bijvoorbeeld door een verhuizing of een verbouwing? Kies dan een ander jaar dat wel goed laat zien wat uw organisatie doet.

We verwachten een uitgewerkt plan. Uw plan kan gaan over de volgende onderwerpen. U mag zelf ook andere onderwerpen toevoegen.

• Beschrijf de precieze activiteiten, hoeveel mensen er nodig zijn en informatie over de bedrijfsvoering.

• Beschrijf de betekenis die uw organisatie heeft voor bewoners en bezoekers van Utrecht. Beschrijf ook de (verwachte) impact van uw organisatie op de doelgroep. Deze doelgroep omschrijft u zelf. Dit geeft inzicht in de betekenis voor het culturele (maak)klimaat. Zo maakt u uw rol duidelijk in het geheel van organisaties en voorzieningen die een bijdrage levert aan het culturele aanbod in Utrecht.

• Hoe u uw organisatie bestuurt en beheert past bij het soort en aantal activiteiten. Beschrijf dit. Geef bijvoorbeeld informatie over:

  • personeelsbeleid (bent u aangesloten bij een cao of indien nog niet, hoe wilt u hier naar toe gaan werken?)

  • uitleg over de gekozen financieringsmix

  • uitleg over de hoogte van het eigen vermogen waarbij duidelijk wordt welk risico u kunt dragen als organisatie

Toegankelijkheid

Iedereen moet toegang hebben tot kunst en cultuur. Toegankelijkheid gaat ook over je thuis voelen en welkom zijn, als bezoeker en als werknemer. We vragen u kritisch te kijken naar uw eigen toegankelijkheid in de breedste zin van het woord. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken.

• Ook mensen met weinig geld moeten kunst en cultuur kunnen bezoeken of beoefenen.

• Gebouwen en voorzieningen moeten toegankelijk zijn voor mensen met een beperking.

• Niemand mag op grond van uiterlijke kenmerken of geaardheid de toegang geweigerd worden bij de deur.

• Ook gebrek aan informatie, kennis of bereikbaarheid kan een beperking zijn.

Meer informatie over toegankelijkheid

Cultuureducatieve activiteiten

Houdt uw organisaties zich bezig met cultuureducatieve activiteiten, op welke manier dan ook? Dan kunt u deze activiteiten meenemen bij uw aanvraag. Dit geldt niet voor activiteiten waar andere subsidies voor zijn, zoals de subsidie Cultuureducatie met Kwaliteit. Deze activiteiten kunt u wel noemen in uw meerjarenbeleidsplan, maar in de begroting en de toelichting daarop laat u zien dat de dekking voor deze activiteiten via de andere subsidie(s) loopt.

Zijn er kosten bij deze activiteiten die niet gedekt worden door de andere subsidie? Dan kunt u deze kosten wel meenemen in uw aanvraag van de subsidie Cultuurnota 2025-2028.

Vorm en lengte van meerjarenbeleidsplan

• De maximale lengte van het meerjarenbeleidsplan is 20 pagina’s op A4-formaat. Zorg ervoor dat de pagina’s genummerd zijn. Informatie die staat op pagina’s na pagina 20 geven we niet door aan de commissie en wordt niet gebruikt bij de beoordeling.

• De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype.

• Het handigst is om het plan als pdf mee te sturen.

• Uw bijlagen zijn maximaal 12 MB.

• Het subsidiebedrag over 2 jaar uit uw meerjarenbegroting moet hetzelfde zijn als het subsidiebedrag dat u aanvraagt met het online aanvraagformulier.

• De bedragen in de meerjarenbegroting 2025-2026 en het aan te vragen subsidiebedrag zijn gebaseerd op prijspeil 2024.

• Houd rekening met kosten voor controle door een accountant. Die kunt u nodig hebben voor de verantwoording van de subsidie als het totale subsidiebedrag dat u van ons als gemeente ontvangt meer is dan € 100.000.

• De totale winst in de periode 2025-2026 moet worden geschat op € 0.

• De begroting laat de cijfers voor 2025 en 2026 zien.

Vorm en lengte van meerjarenbegroting

• Het liefst levert u de meerjarenbegroting aan als Excel-bestand. Anders als pdf met alle verplichte gegevens (zie onder). Download het invuldocument voor de begroting (Excel).

• De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype.

• Uw bijlagen zijn maximaal 12 MB.

Indeling van de meerjarenbegroting

U vult in de meerjarenbegroting de volgende gegevens in. De indeling van de meerjarenbegroting is bepaald met het Ministerie van OCW en de landelijke fondsen.

Gegevens van de instelling

• Statutaire naam

• Roepnaam

• Rechtsvorm

• Gevraagd subsidiebedrag over 2 jaar

• Gevraagd subsidiebedrag per jaar (gemiddeld)

• Kernfunctie

• Sector

Exploitatie: baten en lasten (2025-2026 en 2022-2023)

Eigen inkomsten:

• Publieksinkomsten binnenland

  • Kaartverkoop (musea, presentatie-instelling, podia)

  • Recette (alleen podiumkunsten)

  • Uitkoop (alleen podiumkunsten)

  • Partage (alleen podiumkunsten)

  • Overige publieksinkomsten

• Publieksinkomsten buitenland

• Sponsorinkomsten

• Vergoedingen coproducent

• Overige directe inkomsten

• Indirecte inkomsten

• Bijdragen uit private middelen

  • Private middelen - particulieren incl. vriendenverenigingen

  • Private middelen - bedrijven

  • Private middelen - private fondsen

  • Private middelen - overig

Subsidies:

• Totaal structureel Rijk (BIS)

• Totaal structureel Provincie

• Totaal structureel Gemeente

• Fonds Podiumkunsten

• Fonds voor Cultuurparticipatie

• Mondriaan Fonds

• Nederlands Fonds voor de Film

• Nederlands Letterenfonds

• Stimuleringsfonds Creatieve industrie

• Totaal landelijke fondsen

• Totaal structureel publieke subsidie overig

• Totaal incidentele publieke subsidie

Lasten:

• Beheerslasten materieel

• Beheerlasten personeel

• Activiteitslasten materieel

• Activiteitslasten personeel

• Activiteitslasten totaal

• Totaal personeelslasten

  • Waarvan vast contract

  • Waarvan tijdelijk contract

  • Waarvan inhuur

Resultaat:

• Saldo uit gewone bedrijfsvoering

• Saldo rentebaten/-lasten

Balans (concept, 31 december 2023)

Activa:

• Vaste activa:

  • Immateriële vaste activa

  • Materiële vaste activa

  • Financiële vaste activa

• Vlottende activa:

  • Voorraden

  • Vorderingen

  • Effecten

  • Liquide middelen

• Totaal eigen vermogen:

  • Algemene reserve

  • Bestemmingsreserve(s)

  • Bestemmingsfondsen

• Vreemd vermogen

  • Voorzieningen

  • Langlopende schulden

  • Kortlopende schulden

Resultaat:

• Verwacht exploitatieresultaat 2024

• Verwacht eigen vermogen ultimo 2024

Personeel (2025 en 2023)

• Uren werkweek fte in uur

• Werknemers in vaste dienst (onbepaalde tijd) in aantal

• Werknemers in vaste dienst (onbepaalde tijd) in fte

• Werknemers in tijdelijke dienst (bepaalde tijd) in aantal

• Werknemers in tijdelijke dienst (bepaalde tijd) in fte

• Ingehuurde zelfstandigen/freelancers in aantal

• Ingehuurde zelfstandigen/freelancers in uren

• Totaal fte

• Totaal medewerkers

• Vrijwilligers: aantal personen

• Vrijwilligers: fte

Huisvesting (2025-2026 en 2023)

• Huurlasten per jaar

• Overige gebouwgebonden kosten per jaar

• Totaal huisvestingslasten per jaar

• Aantal m2 (bruto vloeroppervlak)

Aantal bezoekers en deelnemers (2025 en 2023)

Spreiding:

• Stad Utrecht

• Binnenstad

• Leidsche Rijn

• Noordoost

• Noordwest

• Oost

• Overvecht

• Vleuten- De Meern

• West

• Zuid

• Zuidwest

• Provincie Utrecht (excl. stad Utrecht)

• Nederland (excl. stad en provincie Utrecht)

• Buitenland

Op leeftijd:

• Kind (0-12 jaar)

• Jongere (13-18 jaar)

• Volwassene (19-65 jaar)

• Oudere (65+)

• Geen specifieke doelgroep

In de toelichting op de meerjarenbegroting staat in ieder geval:

• U licht de posten ‘Overige directe inkomsten’, ‘Indirecte inkomsten’ en ‘Private middelen - private fondsen’ toe. Krijgt u meer dan 1 subsidie? Dan licht u ook de post(en) onder Totaal Subsidies toe.

• U geeft een overzicht van andere subsidieaanvragen die u heeft gedaan. En licht toe wat daarvan de stand van zaken is.

• U geeft inzicht in de kosten van uw gebouw(en), zoals afschrijving van het gebouw, onderhoud en overige kosten zoals beheer, WOZ of verzekeringen.

• U onderbouwt uw schatting van het aantal personeel (in fte) voor 2025.

• U maakt een analyse van de verschillen (in verwachte inkomsten, uitgaven, omvang personeel en huisvestingskosten) tussen 2023 en 2025. Verschillen van meer dan 20% per post, legt u uit.

Vorm en lengte van de toelichting op meerjarenbegroting

• De maximale lengte van de toelichting op de begroting is 5 pagina’s op A4-formaat. Zorg ervoor dat de pagina’s genummerd zijn.

• De minimale lettergrootte is 10 in een leesbaar lettertype.

• Het handigst is om het plan als pdf mee te sturen.

• Uw bijlagen zijn maximaal 12 MB.