Evenement, vergunning aanvragen

• Beschrijf het terrein dat u gebruikt, en welke delen open of gesloten zijn voor het publiek.

• Meld de tijden van het hele programma en van de losse onderdelen.

• Beschrijf het publiek:

  • Aantal verwachte bezoekers in totaal.

  • Aantal verwachte bezoekers op het drukste moment.

  • Aantal verwachte bezoekers per programmaonderdeel.

  • Hoe lang blijven de bezoekers?

  • Wat voor bezoekers verwacht u, zoals alle leeftijden, ouderen, jongeren of kinderen?

• Beschrijf de optredens en artiesten. Of wanneer dit bekend wordt.

• Beschrijf bijzondere onderdelen, zoals:

  • Alle vormen van open vuur, zoals vuurkorven, houtvuur, vuurspuwers of optredens met vuur, zoals theatervuurwerk. Beschrijf de maatregelen die u neemt, zoals (soorten) brandblussers, vuurmeesters of een veilig gebied rond het vuur. Vanaf 1 januari 2025 geldt een verbod op hout stoken. Lees meer over hout stoken.

  • Vuurwerk: u hebt hiervoor toestemming nodig van de gemeente. En een vergunning of melding van de provincie Utrecht.

  • Gevaarlijke stoffen die voor brand of ander gevaar kunnen zorgen.

  • Dieren: een plan hoe u voor ze zorgt en hoe het veilig blijft voor de dieren en het publiek. Volg daarbij de wet dieren.

  • Drones: beschrijf wie er gaat vliegen en waar. Volg de landelijke regels voor vliegen met drones op Rijksoverheid.nl.

  • Wapens, bijvoorbeeld bij een historisch thema of voor een startschot. Beschrijf de wapens en uw maatregelen voor de veiligheid. Maak ook een melding bij de afdeling Korpscheftaken (Midden-Nederland) van de politie.

  • Overnachtingen: beschrijf hoe u die organiseert, waar bezoekers en medewerkers overnachten en uw maatregelen voor de veiligheid.

Beschrijf de organisatie van de veiligheid.       

• Contactpersonen met naam, functie en telefoonnummer. Deze contactpersonen (of contactpersoon) moeten tijdens het evenement bereikbaar zijn.

• Taken, verantwoordelijkheden, samenwerking en communicatie van de organisatie. Denk daarbij ook aan de scenario’s (zie onder).

• EHBO en BHV:

  • Wie verzorgt de EHBO (en wie is contactpersoon)?

  • Hoeveel EHBO’ers zijn er en op welke tijden?

  • Waar werken de EHBO’ers op het terrein en hoe ze zichtbaar zijn?

  • Welke speciale zorg kunnen de EHBO’ers geven, bijvoorbeeld bij sportblessures of drugs?

  • Zijn er geen EHBO’ers? Zorg dan dat er BHV’ers zijn. En beschrijf hoe zij zorg kunnen geven.

• Beveiligingsplan (geschreven door de beveiligingspartij):

  • Wie is de beveiligingspartij?

  • Hoeveel beveiligers zijn er en op welke tijden?

  • Waar en hoe werken de beveiligers op het terrein?

  • Wat zijn de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de beveiligers?

• Zet u een veiligheidsteam in? Meld dan alle personen die bij gevaar voor de veiligheid beslissingen moeten nemen. Beschrijf ook de tijden en plek van overleggen over de veiligheid.

Beschrijf hoe het terrein eruit komt te zien. En hoe u het terrein controleert.

• Maak een plattegrond van het terrein. Op schaal, bijvoorbeeld 1:1000 of 1:500. En met een legenda en noordpijl. Zet alle objecten, voorzieningen, routes en afsluitingen op de plattegrond.

• Beschrijf het terrein, de inrichting, wat waar gebeurt en waar het terrein is afgesloten.

• Is het evenement op 1 of meerdere locaties?

• Hoe regelt u de toegang? Moeten bezoekers een kaartje kopen, is er kaartcontrole of kunnen ze de hele dag binnenlopen?

• Welke leeftijden krijgen toegang en hoe controleert u op leeftijd?

• Wat zijn de huisregels en waar kunnen bezoekers deze vinden? Meld de huisregels ook in het veiligheidsplan.

• Wat mogen bezoekers wel of niet meenemen, zoals voedsel en drinken?  En hoe controleert u daarop? Gaan beveiligers spullen van bezoekers controleren (visiteren)?

• Hoe zorgt u dat iedereen het terrein (tegelijkertijd) veilig kan verlaten?

• Beschrijf alle objecten en tijdelijke bouwwerken op het terrein. De bouwinspecteurs komen die vaak nog controleren.

  • Tenten: afmetingen en ‘tentboek’ (van leverancier) met berekeningen voor de wind en stabiliteit en het opbouwen en afbouwen.
    Zet u zelf een tent neer, zoals een partytent (kleiner dan 25 vierkante meter)? Beschrijf dan hoe u deze tenten veilig houdt, zoals verzwaren met zandzakken.

  • Bouwwerken, zoals podia, stellages en decor. Geef ook de gegevens van de constructie en veiligheid (van uzelf of de leverancier).

  • Speeltoestel of attractie: beschrijf hoe u toezicht houdt en zet ze op de plattegrond. Geef ook de certificaten of RAS-nummers door (van de leverancier) bij de aanvraag voor de vergunning.

• Welk voedsel verkoopt u? Volg de regels voor voedselveiligheid van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA).

• Welke maatregelen neemt u bij de verkoop van alcohol? Zodat jongeren onder 18 jaar geen alcohol krijgen of bezoekers met teveel alcohol op overlast kunnen geven. U hebt een zorgplicht voor uw bezoekers, zorg bijvoorbeeld dat ze veilig thuiskomen.

• Vraag een tapvergunning aan als u alcohol gaat schenken (maximaal 12 dagen achter elkaar).

• Zijn er andere bijzondere onderdelen, zoals spullen verkopen of gokspellen? Dan hebt u soms een extra ontheffing nodig. Meld ook als de kans groot is dat bezoekers drugs gaan gebruiken.

Uw evenement moet voldoen aan het convenant preventie gehoorschade. En aan regels over geluid in de ‘nadere regel evenementen’, onder artikel 2 en 3. Beschrijf de volgende onderdelen in uw geluidsplan.

• Het type muziek. Techno-muziek is bijvoorbeeld anders dan een heavy metal-band.

• Op welke tijden u versterkt geluid afspeelt, ook de soundchecks. Dit mag vanaf 9.00 uur, en op zondag vanaf 13.00 uur.

• Meld welk geluidsniveau geldt op uw evenement. Voor een muziekevenement geldt een maximaal geluidsniveau van 80 dB(A) en 95 dB(C). Na 23.00 uur geldt een maximaal geluidsniveau van 70 dB(A) en 85 dB(C). Voor andere evenementen geldt een maximaal geluidsniveau van 70 dB(A) en 85 dB(C).

• U meet zelf of u binnen deze maxima blijft. Beschrijf hoe en waar u de metingen doet. Meestal zijn deze metingen bij het (woon)gebouw het meest dicht in de buurt. Meld het als u ergens anders meet. We kunnen de metingen na afloop opvragen.

• Beschrijf uw gebruik en bron van elektriciteit. U kunt contact opnemen met evenementenstroom@utrecht.nl.

• Volg bij aggregaten de regels die in Utrecht gelden (vooral de eisen voor geluid).

• Dek (stroom)kabels goed af, bijvoorbeeld met kabelgoten.

• Meld ook andere soorten van energie, zoals een batterijen of accu’s. En meld uw maatregelen voor de veiligheid.

• Meld hoe u afval opruimt en wie dat doet (bijvoorbeeld een bedrijf). U kunt de prullenbakken van de gemeente gebruiken. Of extra afvalcontainers huren.

• Beschrijf hoeveel toiletten er zijn, waar bezoekers naar het toilet en of dit gratis is. U kunt ook afspraken maken met bedrijven, bewoners of horeca in de buurt.

• Beschrijf hoe u het terrein verlicht, ook bij de op- en afbouw.

• Beschrijf hoe u toegang tot water regelt. U kunt tijdelijk water aansluiten. Toegang tot ondergrondse watertappunten kunt u aanvragen bij Vitens. Bij temperaturen boven de 25 graden Celsius zijn er méér en gratis drinkwaterpunten nodig voor bezoekers.

• Teveel bezoekers (overcrowding):

  • Wat doet u als uw evenement te druk wordt, en bij welke aantallen?

  • Wat doet u om drukte te voorkomen (op bepaalde plekken)?

• Inzet EHBO:

  • Wanneer zet u EHBO in? Bijvoorbeeld bij kleine ongelukken, een valpartij, flauwvallen of teveel alcohol- en of drugsgebruik.

  • Hoe hebt u contact met de EHBO, hoe is de EHBO te vinden en wie doet wat?

  • Zijn er hogere risico’s? Bijvoorbeeld bij sportevenementen.

• Ontruimingsplan:

  • Wie beslist tot een ontruiming?

  • Hoe ontruimt u het terrein (deels)?

  • Welke vluchtwegen zijn er?

  • Wat kan er in de weg staan?

  • Hoe informeert u bezoekers hierover?

• Bereikbaarheid nood- en hulpdiensten:

  • Hoe kunnen nood- en hulpdiensten het terrein bereiken? Dit moet altijd mogelijk zijn.

  • Hoe informeert u ze en vangt u ze op?

• Vermist kind of kind zonder ouders:

  • Waar en hoe kan een kind of een ouder zich melden? Bel 112 als u het kind niet direct vindt.

• Vechtpartij:

  • Welke maatregelen neemt u bij vechtpartijen? Denk hierbij ook aan de rol van beveiligers.

• Ongelukken:

  • Zijn er grotere risico’s op ongelukken, zoals bezoekers die (in het water) vallen?

  • Welke maatregelen neemt u bij ongelukken?

• Persoon in het water:

  • Is uw evenement op, in of dichtbij het water?

  • Welke maatregelen neemt als bezoekers in het water komen of bij andere ongelukken in het water?

  • Wie houdt toezicht op de veiligheid?

• Weerscenario’s (regen, storm, onweer, hitte, wind):

  • Wat doet u bij verschillende weerscenario’s? Bij een schaatsevenement in de winter zijn er andere weerrisico’s dan op muziekevenementen in de zomer. Ook wordt het weer extremer.

  • Wat zijn mogelijke schuilplekken?

  • Wanneer wordt het evenement (tijdelijk) afgelast?

• Brand:

  • Welke maatregelen neemt u bij brand? Zoals het blussen.

  • Met bouwwerken op het terrein is er een hoger risico op brand. De rook kan bijvoorbeeld blijven hangen en is daardoor extra gevaarlijk.

• Instorting bouwwerk:

  • Wat doet u bij instorting van bouwwerken?

  • Wat doet u om dit te voorkomen?

• Elektriciteit valt uit:

  • Wat doet u als de elektriciteit uitvalt?

• Hoe komen en vertrekken bezoekers en wat regelt u hiervoor? En hoe kunnen bezoekers aan het einde veilig tegelijkertijd vertrekken?

• Hoe regelt u het vervoer bij de op- en afbouw?

• Hoe blijft de omgeving bereikbaar?

Maak een inschatting van de verdeling tussen verschillende soorten vervoer. Vaak zijn er extra voorzieningen nodig.

• Auto: hoeveel bezoekers verwacht u met de auto, waar kunnen ze parkeren en zijn er extra parkeerplekken nodig? Beschrijf ook hoe u bezoekers informeert over parkeren. Dit kan via social media, de website, de tickets of via verwijzingsborden.

• Fietsen, bromfietsen en scooters: waar kunnen ze parkeren en hoeveel ruimte is nodig? En informeer de bezoekers daarover. Soms moet u extra mogelijkheden bieden:

  • Fietsenstalling inrichten.

  • Fietscoach inzetten, zodat fietsen veilig geparkeerd worden.

• Openbaar vervoer: informeer bezoekers via welke halte of station ze het evenement kunnen bereiken. Bijvoorbeeld via borden, social media of de website. Soms moet u afspraken maken met openbaar vervoerspartijen.

• Meld of en hoeveel pendelbussen u inzet, en wat de route en de reistijd is.

• Meld of u een taxistandplaats inricht. Let daarbij op:

  • De Utrechtse taxiverordening. Alle taxistandplaatsen in Utrecht alleen voor chauffeurs zijn met een Utrechtse taxivergunning. Andere taxi’s, zoals Uber of Bolt, horen hier niet te staan. Goede begeleiding op een taxistandplaats is daarom belangrijk.

  • Zet een E5-bord op de taxistandplaats met een onderbord ‘uitsluitend Utrechtse taxivergunninghouders’.

• Beschrijf uw maatregelen voor deelauto’s. U kan die niet zomaar wegslepen. Staan er deelauto's in of rondom uw terrein? Neem dan contact op met team Evenementen.

• Meld het als u vervoer regelt voor artiesten. Beschrijf ook de route.

Beschrijf maatregelen en gevolgen voor het verkeer rondom het evenement.

• Meld bij afsluitingen voor het verkeer:

  • de dagen en tijden van de afsluiting.

  • of u borden, hekken en verkeersregelaars inzet.

  • voor welke soorten verkeer de afsluiting geldt.

  • aangepaste routes of omleidingen voor nood- en hulpdiensten. Er moet altijd een verharde weg beschikbaar zijn van minimaal 3,5 meter breed en 4,2 meter hoog.

• Beschrijf de omleidingen en zet ze op een tekening.

• Zorg voor een verkeerstekening, met alle maatregelen en borden.

• Meld of u verkeersregelaars inzet, welk type regelaars (beroeps- of evenementenverkeersregelaars), hoeveel regelaars, hoe ze herkenbaar zijn, waar ze staan en hun instructies (taken, tijden, afmelding, mogelijke andere routes).

  • Evenementenverkeersregelaars zijn verantwoordelijk voor maximaal 1 verkeersstroom. Ze moeten een opleiding doen via Verkeersregelaarsexamen.nl. Daarna moeten ze benoemd worden door de gemeente. U hoort dit vlak voor het evenement.

  • Bij meerdere verkeersstromen moet u beroepsverkeersregelaars inzetten.

Maakt u gebruik van de ruimte van parkeerplaatsen? Dan moet u voor deze parkeerplaatsen een parkeerverbod aanvragen. U betaalt dan voor de mogelijke parkeerinkomsten. U moet ook borden plaatsen (volgens de regels van CROW96B). En u moet soms een andere parkeerplek regelen, zoals een gehandicaptenparkeerplaats.

Meld het parkeerverbod minimaal 14 dagen voordat het ingaat bij de afdeling Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte. Vraag het wegsleepprotocol op bij uw contactpersoon van evenementen of via evenementen@utrecht.nl.

Bedenk of u voor uw evenement een ontheffing nodig heeft, bijvoorbeeld voor de milieuzone in de binnenstad. Lees meer over ontheffingen.

Beschrijf hoe u reclame gaat maken voor uw evenement.

Beschrijf hoe u bezoekers informeert voor en tijdens het evenement. En waarover u ze informeert.

• Hoe kunnen ze het terrein bereiken?

• Hoe kunnen ze van de ene plek naar de andere komen (als het een groot terrein is)?

• Hoe communiceert u met bezoekers als er iets onverwachts gebeurt, bijvoorbeeld tijdens sommige scenario's?

Beschrijf hoe u inwoners, bedrijven en organisaties in de buurt informeert.

• Wat kunnen ze verwachten?

• Is er mogelijke overlast?

• Wat zijn de verkeersmaatregelen (met tijden en omleidingen)?

Dit moet minimaal 14 dagen vóór het evenement. Bewoners en ondernemers in de directe omgeving moeten een brief krijgen.

In de bewonersbrief staat deze informatie.

• Omschrijving van het evenement en het programma, met de tijden van de op- en afbouw.

• De tijden van het evenement.

• Een contactpersoon met een e-mailadres en een telefoonnummer (dat bereikbaar moet zijn).

• Verkeersmaatregelen. De bereikbaarheid voor omwonenden, zoals omleidingen.

Hoe groter de gevolgen van uw evenement, hoe groter het gebied waarin u de bewonersbrief verstuurt. Bij een muziekevenement of hardloopevenement zijn de gevolgen voor de omgeving bijvoorbeeld groter.

U moet altijd bereikbaar zijn vooraf en tijdens uw evenement, ook voor vragen en klachten. Neem klachten serieus en doe er iets mee, ook als u het er misschien niet mee eens bent. Zo zorgt u voor een betere sfeer, positieve ervaringen en een breder draagvlak. En voorkomt u meer klachten.