Evenement, plek en datum reserveren
Wilt u voor u de evenementenvergunning hebt gekregen de datum en locatie voor uw evenement reserveren? Meld uw evenement dan aan voor de reserveringskalender voor het komende kalenderjaar. Dit kunt u doen tussen 1 augustus en 31 augustus. Uw vergunningaanvraag krijgt dan voorrang op andere aanvragen voor deze locatie en datum.
Voorwaarden
U wilt een evenement organiseren tussen 1 januari en 31 december in het komende kalenderjaar.
Het evenement mag op deze datum en plek gehouden worden volgens het evenementenbeleid, de Nadere regel evenementen gemeente Utrecht en de mogelijkheden en regels die er op een locatie zijn.
Elk jaar reserveren wij alvast wat data voor evenementen die wij belangrijk vinden in de stad. Organisatoren die op deze dagen iets willen organiseren, krijgen voorrang op de andere aanmeldingen om op de reserveringskalender te komen. Bekijk dagen die wij hebben gereserveerd.
Plek en datum reserveren
Dit kan alleen van 1 tot en met 31 augustus, voor het komende jaar.
Onderstaande knop werkt alleen in de maand augustus
Beoordelen aanmelding
Uw aanvraag is tussen 1 augustus en 31 augustus binnen.
Is er 1 aanmelding voor plek en datum? Voldoet uw evenement aan alle voorwaarden en zijn er geen veiligheidsrisico’s? Dan komt uw evenement waarschijnlijk op de reserveringskalender te staan.
Zijn er meerdere aanmeldingen voor dezelfde plek en datum? Of is er te weinig rusttijd tussen de aanmeldingen? Dan gaan we tussen 1 en 16 september met de organisatoren in gesprek. Komen we er samen niet uit? Dan bekijkt een onafhankelijke adviescommissie de aanmeldingen. Zij kijken naar de waarde van het evenement voor de stad, het aanbod voor verschillende doelgroepen en naar duurzaamheid en toegankelijkheid. U krijgt dan rond 16 september een vragenlijst van ons om hierover meer informatie aan te leveren.
De burgemeester stelt de reserveringskalender rond 1 december vast.
Na uw aanmelding
U krijgt tussen 1 en 16 september van ons bericht als er meerdere aanmeldingen zijn of als er te weinig rusttijd is tussen de aanmeldingen. Rond 1 december krijgt u van ons bericht als de burgemeester de reserveringskalender heeft vastgesteld.
Reserveringskalender
Toelichting bij de reserveringskalender
Voor 10 plekken hebben wij ‘locatieprofielen’ gemaakt met extra regels. In de Nadere regel evenementen gemeente Utrecht (hoofdstuk 4) staat een uitleg. In de reserveringskalender in de kolom categorie staat welke categorie een evenement hoort. In de kolom geluidsnorm staat welk geluidsniveau we voor een evenement hebben gereserveerd. De echte geluidsnorm komt in de vergunning te staan en kan anders zijn dan de geluidsnorm in de reserveringskalender.
Vergunning aanvragen
Staat u op de reserveringskalender? Dan moet u nog een vergunning aanvragen. Ook andere organisatoren kunnen dat doen. De evenementen die op de reserveringskalender staan, hebben voorrang bij het verlenen van de vergunningen.